# 采购业务

# 采购业务

# 询价表

当存货需求部门，填写请购单后，存货采购部门就会根据请购部门需求的存货品种进行询价，询价表就是记录询价结果的报表。可以录入不同供应商、不同存货的价格。在进行比价生单时，可以从询价表中取价。

• 操作：业务处理--采购业务--询价表
  • 1）填写供应商、数量区间、价格。
  • 2、整理记录：清理失效的询价记录。

# 比价生单

根据请购单的待购数量，结合供应商询价表，进行比价采购，生成采购订单。

操作：业务处理--采购业务--比价生单

# 智能补货

• 智能补货为用户提供建议的订货数量，并生成 采购订单或采购单。

  • 表体内容说明：

    • A、供应商：是指 存货基本信息中设定的默认供应商，可点击“修改供应商”按钮进行修改。
    • B、最近进价：指 存货的最新进价，没有则取零。
    • C、 库存数量：指当前存货库存数量
    • D、日销量：销售数量/（对应查询条件下的）天数
    • E、安全库存天数：指基本信息中设定的该存货的安全库存天数
    • F、安全库存数量：安全库存天数×日销量
    • G、采购在订量：指采购订货数量
    • H、销售在订量：指销售订货数量
    • I、建议订购数量：安全库存数量+销售在订量 －（库存数量+采购在订量）
    • J、 确认数量：由用户录入的一个数量（本次采购实际数）
    • K、金额：价格×确认数量

  • 按钮说明：

    • 修改供应商：修改存货对应的供应商
    • 查询条件：可按存货、供应商、仓库、查询时间来过滤
    • 参数设置：用户可自定义参与日销量统计计算的单据以及要数。
    • 生成草稿：根据确认数量生成采购订单或采购单草稿。　只有对应的“供应商”和“确认数量”都不为零时，才能生成草稿单据。当有确认数量的 存货所对应的供应商超过两个时，系统会提示按照不同的供应商生成不同的采购订单或采购单草稿。

# 请购单

请购是采购业务处理的起点，用于描述和生成采购的需求，如采购什么货物、采购多少、何时使用、谁用等内容；

操作：业务处理--采购业务--请购单

说明：

1. 根据请购单的待购数量，可结合供应商存货价格表，进行比价采购，生成采购订单。
2. 生单：点击生成采购订单草稿。
3. 操作-中止执行：将该张请购单中止执行。
4. 操作-恢复执行：将中止执行后的请购单恢复为可执行状态。

# 采购订单

操作：选择“业务处理—采购业务－采购订单”菜单

在采购订单表头区录入供应商、经办人、部门、交货日期、收货仓库、摘要等信息。在存货编号或全名下的单元格中，直接双击鼠标左键，弹出 存货选择框，选中需要的存货，再在订单上录入数量、单价、税率即可，系统会自动计算金额。

【交货日期】：指采购订货的预计收货日期，以表体中的交货日期为准，若表体存货行中没有录入交货日期，则自动带入表头录入的交货日期，为空则表示不管理交货日期。该日期可以在“采购订单查询”中查到。另外，交货日期还可以用于统计未来一段时间内将要到货的存货数量，与企业的实际库存相结合，可以预计未来的供货能力。

• 采购订货的收货
  • （1）调出采购单，在菜单栏点击“选单”按钮，系统会弹出未完成的订单（如果先选择供应商，弹出的订单只有此供应商的）。选择订单后，订单未完成的数据会自动输入进货单中，核对实际数量后保存单据。
  • （2）通过订单生成的采购单，系统会自动记忆收货数量，并在订单上显示。如果实际采购数量达到订单数量，系统会生成“执行完毕”的标识，否则下一次选择此订单时，会自动弹出未完成的订货数量。
  • （3）如果一份订单未执行或未执行完毕需要中止，可以在“业务报表－采购报表－采购订单查询”中找到此张订单，点击【中止执行】按钮，将其终止执行，系统便会认为此张订单已经完成，不会再在选择订单时弹出。若要恢复“中止执行”的订单，可在订单查询中点击“恢复执行”。

# 采购单

采购管理

采购是通过市场采购等各种渠道，取得企业生产经营活动所需要的各种物资的经济活动，采购业务的状况直接影响到企业的整体运营状况。

软件中采购管理是一个操作较简单的环节，此功能用于向系统提交采购产品信息并对此信息进行管理查询，数据长期保存，便于管理采购环节。

【普通采购模式】

◆ 当直接采购业务发生时，可分为两种情况：一种是货到款付，另一种是货到款未付。

• 货到款付

借：库存商品
    应交税金－应交增值税－进项税额
        贷：现金/银行存款

7. 双击表体字段可对表体明细存货进行排序。
8. 可点击“调用模板”选择其他出入库模板

• 货到款未付

操作说明:

货到款未付与货到款付的操作步骤相似，不同在于：货到款未付第（2）步填制采购信息。表头区、表体区的内容为必填，结算区不填。

借: 库存商品
    应交税金－应交增值税－进项税额
        贷: 应付账款－应付货款

未付款的采购单，可以使用付款单进行付款。如果是分批付款，付款的过程可以点击采购单上的联查-【付款过程】按钮查看。

◆ 当采购业务是以采购订单的方式进行时

在商品流通企业，采购是一项重要的工作，在采购之前，企业一般会根据目前的库存和市场需求等情况进行订货或直接采购。采购部门在接到采购申请或需要进行采购时，可以进行采购订货，但订货并不是必须的流程。

操作说明： 1、点击“采购订单”图标，进入采购订单界面；

2、填制采购订货单。采购订货单必须录入“供应商”、“存货全名、数量、单价（金额）”。其它项目不是必须项。

3、点击“保存”按钮，采购订单保存。

4、当订单上的存货到货时，即可点击“选单”功能，选择采购订单。

# 估价入库单

估价入库单

估价入库是指存货已收到而发票等结算单据未到，企业需要对这批存货暂时入库的一种业务。

业务操作：

1、点击“估价入库单”

2、录入供应商、存货、数量、单价等相关信息；也可以通过“选单”功能选择订单来生成估价入库单；

3、发票到时，用户在估价入库单上，点击“估价冲回转采购”。系统红冲掉估价入库单，调出一张采购单，将估价入库单的数据转入采购单并过账，用户可以点击【修改】按钮，对 采购单进行修改。

说明：

1、估价入库单上没有折扣价格、含税价格；单价为[不含税单价]

2、估价入库单生成凭证为

借：库存商品

贷：应付账款－应付货款

# 采购退货单

采购退货

用户采购后，常常会发生退货的情况，“采购退货单”可以帮助用户对采购退货进行管理。

操作：“业务处理－ 采购业务－采购退货单”，或点击图形化菜单“采购管理—采购退货”。

采购退货单的录入与采购单相似。

• 系统采用移动平均法

  • （1）打开采购退货单，点击“选单”，会弹出查询条件框，指定存货、供应商、时间范围后，相关的采购单会自动弹出供用户选择；
  • （2）在选单情况下，单据上的数量可以修改，但累计退货数量不能超过原单的采购数量，且退货时间不能在采购时间之前；
  • （3）用户也可以不使用“选单”功能，直接在单据上录入退货信息；

• 生成凭证，金额红字显示。

借： 应交税金-应交增值税-进项税额
库存商品
贷：应付账款 －应付货款

• 双击表体字段可对表体明细存货进行排序。

# 采购开票

开票管理

开票管理用于对销售类或采购类单据的开票进行管理。分为采购开票和销售开票。

【操作】： 业务处理--采购业务--采购开票

以采购开票为例，销售开票操作类似。

采购开票可按单据和按存货两种方式，下面分别进行详述。

• 按单据

  • 1）点击“业务处理－采购业务－采购开票”，选择“按单据”，进入开票界面。
  • 2）选择“往来单位”后，点击“选单”按钮，在选择单据界面，可选择一张或多张单据进行开票 。
  • 3）在开票界面，录入“本次开票金额”，保存过账即可。

• 按存货

  • 1）点击“业务处理－ 采购业务－采购开票”，选择“按存货”，进入开票界面。
  • 2）选择“往来单位”后，点击“选单”按钮，在选择单据界面，选择要开票的单据。
  • 3）选中后，在开票界面，开票金额为所选开票存货的合计金额。用户可手工录入，也可以点击“开票金额”后的放大镜按钮，自动获取合计金额 。
  • 4）录入完毕之后，保存过账即可。

说明：

1. 开票后，关联的原始单据不能再进行修改、删除操作。
2. 一张单据只能按一种方式进行开票。
3. 按存货开票支持一张单据分多次开票。
4. 选单时，在“查询条件”中可以根据单据是否含税来过滤单据。
5. 采购开票能够对委外相关单据进行开票（委外完工单、委外退回单、简单委外完工单、委外费用单类型）。
6. 对委外相关单据进行开票时：结算单位对应委外完工单的加工单位，单据金额取加工价税合计+其他费用之和。

# 应付费用单

在 采购的过程中还会涉及除进价之外的其他费用，这些费用由购货方负担，最终构成存货成本的一部分。对于这样的费用，可以使用“应付费用单”进行确认、归集，以方便日后的成本分摊以及计算。 采购费用项目包括：运输费、装卸费、进项税 、保险费、其他费用等。用户既可以立刻支付，也可以将此费用计入供应商往来，待以后结算。

操作说明：点击“业务处理--采购业务--应付费用单”

会计分录：

借：费用项目对应的会计科目
贷：现金\银行存款\应付账款

# 应付费用分配单

采购费用要最终计入存货的成本必须要进行一个“费用分配”的过程。

操作说明：点击“业务处理——采购业务--应付费用分配单”

1. “选单”的对象包括采购单/其他入库单、 应付费用单。
2. “应付费用分配单”分为上下表体，上表体是将要被分配的“应付费用单”，下表体是将要承担费用的采购单或其他入库单。
3. 在单据下方有“自动分摊”的按钮，可以按照 采购的数量、折后金额、含税金额分摊有关的费用。
4. 会计分录：

借：库存商品
贷：费用项目所对应的会计科目